A Contabilidade na era SPED - Parte 1
Todos os empresários, independente do ramo de atividade de sua empresa, do porte ou até mesmo do tipo de mercado em que atuam, já ouviram falar do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital. Pode ter sido de modo informal numa conversa com outros empresários ou com seu contador, mas o que realmente vem a ser esse tal de SPED? E outra pergunta que é muito comum ser feita pelos empresários: No que ele afeta minha empresa?
Bem essa coluna que trata de temas ligados á área
contábil vai abordar esse assunto que tanto trabalho deu e ainda dá aos
escritórios de contabilidade e que ainda é um mistério para muitos empresários.
O Sistema Público de Escrituração Digital – SPED nada
mais é do que um método de enviar a diversos órgãos de controle governamentais,
em sua quase totalidade, informações dos movimentos contábeis e fiscais
realizados pelas empresas. Até ai não parece uma grande novidade, já que enviar
informações para órgãos públicos já é rotina para os profissionais da área
contábil. Os contadores sempre enviaram as chamadas “declarações” para a
Receita Federal, Receita Estadual e etc. A novidade está na forma ou formato,
no tipo e no volume ou detalhamento em que essas informações passaram a ser enviadas
no SPED, além é claro do rol de órgãos que passaram a ter acesso a essas
informações.
Até então a maioria dos empresários, pelos menos os
gestores de empresas de menor porte, costumavam a não se envolver com essas
“questões de contabilidade”, deixando-as a cargo dos profissionais da área.
Isso mudou e se você empresário ainda não se apercebeu disso, um aviso, já passou
a hora de começar á se envolver mais com os assuntos do seu negócio.
Comecemos por falar do detalhamento e volume das
informações que são enviadas pelo SPED. Informações contábeis e fiscais no
nível de detalhamento de item a item movimentado pela empresa, seja na compra
de mercadorias, matérias-primas, material de consumo, além de aquisição de
todas as despesas do estabelecimento, como energia elétrica adquirida, conta de
telefone, etc. e ainda as vendas de suas mercadorias ou produtos.
Assim, hoje não informamos mais aos órgãos públicos o
valor total do faturamento mensal, através de uma declaração que enviávamos de
forma mensal ou até anual. Informamos, mensalmente, a composição de todas as
notas fiscais ou cupons fiscais emitidos pela empresa, item a item, incluindo
descrição, classificação, quantidade, valor, tributação, etc.. O nível de
detalhamento das informações que enviamos é infinitamente maior do que
estávamos acostumados a fazer.
Não precisa nem dizer que a maioria das empresas não
estavam, e muitas ainda não estão, preparadas para prestar essas informações de
forma que seus profissionais contábeis possam dar-lhes o tratamento adequado e
enviá-las dentro das normas e regras dos programas do SPED.
Aos empresários que estavam acostumados a simplesmente
enviar os documentos, entenda ai as notas fiscais, do movimento de suas
empresas para o escritório de contabilidade, estão tendo que mudar seus hábitos
e rotinas. Os documentos mencionados hoje estão na forma de “arquivos de
computador” e sem eles não há como “fazer a contabilidade” das empresas.
César Ventura
Téc.em Contabilidade CRC-RJ TC-59101
Ventura & Bastos Contabilidade
Matéria publicada no Jornal Tribuna da Cidade de Araruama
A Contabilidade na era SPED - Parte 2
Na edição passada iniciamos a narrativa sobre a
Contabilidade na era SPED e chamamos a atenção dos empresários para a
necessidade de maior comprometimento das empresas com as atividades, até então
delegadas exclusivamente a área contábil.
Gostaria de enfatizar a importância dos arquivos de
computador (os chamados documentos eletrônicos), como notas fiscais,
inventário, memória dos ECF (Impressoras Fiscais), para a correta
contabilização das atividades empresariais. Tais arquivos são fundamentais para
os contadores desenvolverem seu trabalho e atenderem a legislação a que estão
subordinadas as empresas sob seus cuidados.
Desses arquivos, os mais conhecidos são os das notas
fiscais eletrônicas (NF-e), chamados de “arquivos XML”. A legislação obriga a
guarda desses arquivos pelo prazo decadencial estabelecido na legislação que
regula o tema. No caso das NF-e, na maioria das situações, são de 5 anos esse
prazo. Aí estão incluídas tanto as notas de compra, quanto de venda. É muito
comum as empresas não exigirem dos seus fornecedores que lhes envie os arquivos
das notas de compra, aceitando apenas o DANFE que acompanha o transporte das
mercadorias como único documento da operação realizada e alguns nem confirmam
se o DANFE apresentado é realmente espelho da nota fiscal emitida. Confirmação
essa que é obrigatória conforme prevê a legislação da matéria. Saibam, Senhores
Empresários, que a responsabilidade de apresentarem esses arquivos ao fisco,
quando solicitados, é de vocês. Não adianta tentar transferi-la para seu
fornecedor.
Outro arquivo muito importante é a memória das
impressoras fiscais. Neste caso são dois os arquivos, mais conhecidos como
"TDM" e "MFD", quem devem ser encaminhados a contabilidade.
É de crucial importância para a realização dos serviços contábeis que tais
arquivos sejam disponibilizados para a contabilidade até no máximo o dia 5 do
mês seguinte, contemplando as informações do movimento registrado mês anterior
por cada equipamento de ECF utilizado pela empresa. Sem esses arquivos não há
como a contabilidade enviar as informações para o sistema SPED conforme exige a
legislação, bem como atender a outras esferas da administração pública, como,
por exemplo, o a Secretária de Fazenda Estadual com a apresentação das
informações do SINTEGRA.
Essa é a primeira tarefa dos empresários, munir a
contabilidade das informações necessárias para que esta possa realizar seu
trabalho de forma adequada e correta.
Vamos mostrar aqui, nesta coluna, como o SPED afeta os
negócios e sugerir formas de como os empresários podem agir. Nossa intenção não
é dar uma "receita de bolo pronto", mesmo porque a realidade das empresas
são diferente, mesmo quando no mesmo ramo de atuação, e as necessidades também,
mas sim, de uma forma geral, mostrar formas de ação que possam ser útil nessa
nova caminhada, onde o documento fiscal mais importante deixou de estar em
papel e passou a ser um arquivo de computador.
Empresários conversem, discutam com seus Contadores, eles
são os mais indicados para lhes esclarecerem sobre os assuntos ligados a sua
empresa. Esse profissional conhece a realidade o seu negócio e a legislação a
que os senhores estão subordinados.
Na próxima edição voltaremos ao tema e, se algum leitor
tiver algum assunto ligado á área contábil que desejar ver discutido aqui,
envie-nos sua sugestão que, na medida do possível, atenderemos.
César Ventura
Téc.em Contabilidade CRC-RJ TC-59101
Ventura & Bastos Contabilidade
Matéria publicada no Jornal Tribuna da Cidade de Araruama
Na última edição enfatizei a importância dos arquivos de computador (os chamados documentos eletrônicos), como notas fiscais, inventário, memória dos ECF (Impressoras Fiscais), para a correta contabilização das atividades empresariais. Pois bem tais arquivos são à base de dados que a contabilidade se utiliza para prestar as informações aos órgãos competentes.
As
empresas precisam enviar a contabilidade esses arquivos (“XML” – notas fiscais
de compra e venda; “TDM” e “MFD” – Impressora Fiscal.). Sem eles não há como
cumprir as exigências da legislação e prestar a correta informação ao fisco, o
que acarretará penalidades para as empresas. As multas por descumprimento de
prazo podem chegar a R$ 5.000,00 por cada mês de atraso no envio dos arquivos.
Agora
só a transmissão dos arquivos não basta, é preciso que eles estejam corretos e
ai é que entra a necessidade dos sistemas utilizados nas empresas atenderem as
especificações da legislação (estarem homologados para uso) e serem devidamente
parametrizados para o perfil do empreendimento, além dos cadastros no sistema
serem realizados corretamente e de forma completa.
Não
resolve, também, computadores e sistemas integrados no seu estabelecimento se
estes não atendem ao que a legislação determina. Da mesma forma não adianta ter
um excelente sistema se os cadastros dos produtos, por exemplo, forem
realizados sem o devido cuidado. Dentre os erros mais comuns e o que acaba
custando mais caro no futuro é erro ou falta da informação na classificação
fiscal dos produtos cadastrados no sistema. Classificar o produto corretamente,
principalmente, fornecendo o NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) e o CST
(Código de Situação Tributária) de cada produto é primordial para que os
arquivos enviados a contabilidade possam servir aos seu propósito. Lembro que o
fisco recebe essas informações e processa esses dados, tomando conhecimento
dessas inconsistências, na maioria das vezes, antes mesmo da própria empresa ou
da contabilidade detectar o problema.
Empresários
deem a devida atenção aos cadastros dos produtos em seus sistemas. O
funcionário ou funcionários responsáveis por essa atividade precisam receber
treinamento especial e específico para cumprirem essa tarefa. O faturista
precisa estar sempre atendo as informações que são prestadas nas notas fiscais
que emite e o responsável pelas notas de compras deve saber analisar os
documentos que recebe para detectar possíveis erros em sua emissão. Um erro no
cadastro de um produto pode gerar meses de faturamento com problemas até ser
detectado e a correção, normalmente é complicada e trabalhosa de ser realizada,
gerando aumento de custo, sem falar na possibilidade de sanções fiscais
futuras.
Outra
falha muito comum nos arquivos gerados pelos sistemas informatizados é a falta
de informação sobre o Inventário (balanço do estoque) ou a inconsistência entre
os saldos físicos e contábeis. Atenção a esse ponto. Empresários, conversem com
seus Contadores, estes saberão orientá-los na forma de proceder, mostrando o
caminho para correção dos possíveis erros em seus sistemas.
César Ventura
Téc.em Contabilidade CRC-RJ TC-59101
Ventura & Bastos Contabilidade
Matéria publicada no Jornal Tribuna da Cidade de Araruama
Ano II - Nº 08 . 19 de novembro de 2012 . Araruama - RJ
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