A Contabilidade na era SPED - Parte 1
Todos os empresários, independente do ramo de atividade
de sua empresa, do porte ou até mesmo do tipo de mercado em que atuam, já
ouviram falar do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital. Pode ter sido de
modo informal numa conversa com outros empresários ou com seu contador, mas o
que realmente vem a ser esse tal de SPED? E outra pergunta que é muito comum
ser feita pelos empresários: No que ele afeta minha empresa?
Bem essa coluna que trata de temas ligados á área
contábil vai abordar esse assunto que tanto trabalho deu e ainda dá aos
escritórios de contabilidade e que ainda é um mistério para muitos empresários.
O Sistema Público de Escrituração Digital – SPED nada
mais é do que um método de enviar a diversos órgãos de controle governamentais,
em sua quase totalidade, informações dos movimentos contábeis e fiscais
realizados pelas empresas. Até ai não parece uma grande novidade, já que enviar
informações para órgãos públicos já é rotina para os profissionais da área
contábil. Os contadores sempre enviaram as chamadas “declarações” para a
Receita Federal, Receita Estadual e etc. A novidade está na forma ou formato,
no tipo e no volume ou detalhamento em que essas informações passaram a ser enviadas
no SPED, além é claro do rol de órgãos que passaram a ter acesso a essas
informações.
Até então a maioria dos empresários, pelos menos os
gestores de empresas de menor porte, costumavam a não se envolver com essas
“questões de contabilidade”, deixando-as a cargo dos profissionais da área.
Isso mudou e se você empresário ainda não se apercebeu disso, um aviso, já passou
a hora de começar á se envolver mais com os assuntos do seu negócio.
Comecemos por falar do detalhamento e volume das
informações que são enviadas pelo SPED. Informações contábeis e fiscais no
nível de detalhamento de item a item movimentado pela empresa, seja na compra
de mercadorias, matérias-primas, material de consumo, além de aquisição de
todas as despesas do estabelecimento, como energia elétrica adquirida, conta de
telefone, etc. e ainda as vendas de suas mercadorias ou produtos.
Assim, hoje não informamos mais aos órgãos públicos o
valor total do faturamento mensal, através de uma declaração que enviávamos de
forma mensal ou até anual. Informamos, mensalmente, a composição de todas as
notas fiscais ou cupons fiscais emitidos pela empresa, item a item, incluindo
descrição, classificação, quantidade, valor, tributação, etc.. O nível de
detalhamento das informações que enviamos é infinitamente maior do que
estávamos acostumados a fazer.
Não precisa nem dizer que a maioria das empresas não
estavam, e muitas ainda não estão, preparadas para prestar essas informações de
forma que seus profissionais contábeis possam dar-lhes o tratamento adequado e
enviá-las dentro das normas e regras dos programas do SPED.
Aos empresários que estavam acostumados a simplesmente
enviar os documentos, entenda ai as notas fiscais, do movimento de suas
empresas para o escritório de contabilidade, estão tendo que mudar seus hábitos
e rotinas. Os documentos mencionados hoje estão na forma de “arquivos de
computador” e sem eles não há como “fazer a contabilidade” das empresas.
César Ventura
Téc.em Contabilidade CRC-RJ TC-59101
Ventura & Bastos Contabilidade
Matéria publicada no Jornal Tribuna da Cidade de Araruama
A Contabilidade na era SPED - Parte 2
Na edição passada iniciamos a narrativa sobre a
Contabilidade na era SPED e chamamos a atenção dos empresários para a
necessidade de maior comprometimento das empresas com as atividades, até então
delegadas exclusivamente a área contábil.
Gostaria de enfatizar a importância dos arquivos de
computador (os chamados documentos eletrônicos), como notas fiscais,
inventário, memória dos ECF (Impressoras Fiscais), para a correta
contabilização das atividades empresariais. Tais arquivos são fundamentais para
os contadores desenvolverem seu trabalho e atenderem a legislação a que estão
subordinadas as empresas sob seus cuidados.
Desses arquivos, os mais conhecidos são os das notas
fiscais eletrônicas (NF-e), chamados de “arquivos XML”. A legislação obriga a
guarda desses arquivos pelo prazo decadencial estabelecido na legislação que
regula o tema. No caso das NF-e, na maioria das situações, são de 5 anos esse
prazo. Aí estão incluídas tanto as notas de compra, quanto de venda. É muito
comum as empresas não exigirem dos seus fornecedores que lhes envie os arquivos
das notas de compra, aceitando apenas o DANFE que acompanha o transporte das
mercadorias como único documento da operação realizada e alguns nem confirmam
se o DANFE apresentado é realmente espelho da nota fiscal emitida. Confirmação
essa que é obrigatória conforme prevê a legislação da matéria. Saibam, Senhores
Empresários, que a responsabilidade de apresentarem esses arquivos ao fisco,
quando solicitados, é de vocês. Não adianta tentar transferi-la para seu
fornecedor.
Outro arquivo muito importante é a memória das
impressoras fiscais. Neste caso são dois os arquivos, mais conhecidos como
"TDM" e "MFD", quem devem ser encaminhados a contabilidade.
É de crucial importância para a realização dos serviços contábeis que tais
arquivos sejam disponibilizados para a contabilidade até no máximo o dia 5 do
mês seguinte, contemplando as informações do movimento registrado mês anterior
por cada equipamento de ECF utilizado pela empresa. Sem esses arquivos não há
como a contabilidade enviar as informações para o sistema SPED conforme exige a
legislação, bem como atender a outras esferas da administração pública, como,
por exemplo, o a Secretária de Fazenda Estadual com a apresentação das
informações do SINTEGRA.
Essa é a primeira tarefa dos empresários, munir a
contabilidade das informações necessárias para que esta possa realizar seu
trabalho de forma adequada e correta.
Vamos mostrar aqui, nesta coluna, como o SPED afeta os
negócios e sugerir formas de como os empresários podem agir. Nossa intenção não
é dar uma "receita de bolo pronto", mesmo porque a realidade das empresas
são diferente, mesmo quando no mesmo ramo de atuação, e as necessidades também,
mas sim, de uma forma geral, mostrar formas de ação que possam ser útil nessa
nova caminhada, onde o documento fiscal mais importante deixou de estar em
papel e passou a ser um arquivo de computador.
Empresários conversem, discutam com seus Contadores, eles
são os mais indicados para lhes esclarecerem sobre os assuntos ligados a sua
empresa. Esse profissional conhece a realidade o seu negócio e a legislação a
que os senhores estão subordinados.
Na próxima edição voltaremos ao tema e, se algum leitor
tiver algum assunto ligado á área contábil que desejar ver discutido aqui,
envie-nos sua sugestão que, na medida do possível, atenderemos.
César Ventura
Téc.em Contabilidade CRC-RJ TC-59101
Ventura & Bastos Contabilidade
Matéria publicada no Jornal Tribuna da Cidade de Araruama
